Elaboração
Elabore processos de Compras, de acordo com as suas necessidades, escolhendo a modalidade que mais se encaixa em seu escopo de Compra.
Você poderá criar novos processos de compras:
Através do menu lateral => Compras e Clicar no botão Comprar
Também é possível acessar pela Home principal, clicando no card Nova Compra
Ou a partir de uma Requisição, no detalhe de uma requisição, existe no canto superior direito, o ícone Elaborar Processo. Neste caso, o sistema irá redirecionar o usuário para a tela de elaboração de processos, com os dados da Requisição já preenchidos.
Ao iniciar a elaboração de um novo processo:
Se solicitado, informe a Empresa Desejada.
No campo Modalidade, escolha a opção que melhor se encaixe a sua necessidade.
Em Descrição da Necessidade, informe um texto com o resumo da necessidade da compra, esta informação será exibida na Sala de Comunicação, auxiliando o Fornecedor participante do processo.
Se solicitado, informe o Tipo de Disputa (Menor preço ou maior preço, por exemplo).
Inclua uma Observação caso necessário, esta informação será exibida na Sala de Comunicação, auxiliando o Fornecedor participante do Processo.
Após clicar em Salvar, os Dados Gerais são definidos e o sistema exibirá os seguintes dados: Empresa, Número do Processo, Fase, Status, Data e o Comprador que criou o processo.
Neste momento, o sistema carrega mais itens no menu lateral, para complementar as informações da elaboração, tais como: Regras, Relação de Itens, Responsáveis pelo processo, Participação de Fornecedores, Documentos, Datas do Processo e Concluir.
Regras do Processo de Compras
Em Regras, é possível estabelecer as principais Regras para a execução do processo que está sendo criado, onde deverão ser informados para cada campo:
Se solicitado Finalidade do processo de Compra, informe Material ou Serviço de acordo com o tipo de aquisição que se deseja efetuar.
Em Tipo de Vínculo, informe:
Itens de Requisição, para incluir itens de requisições de compra previamente elaboradas pelos usuários com Perfis de Requisitante.
Catálogo Master, para incluir itens diretamente do catálogo de itens.
Em Tipo do Processo, informe se irá trabalhar com Lote ou Itens. No caso de Lotes, será necessário incluir os itens desejados dentro de cada Lote.
Se solicitado, informe o Número do Processo. Em alguns casos, o Número do Processo é gerado automaticamente.
Se solicitado, informe a Moeda.
Se solicitado, informe a quantidade de Casas Decimais.
Se solicitado, informe as Condições de Pagamento.
Se solicitado, informa se o processo é Urgente ou não.
Se solicitado, informe o Número do Edital. Em alguns casos, o Número do Edital é gerado automaticamente. O Número do Edital poderá ser solicitado para Processos de Licitações.
Caso solicitado, marque o Tipo de Documento que deverá ser anexado pelo Fornecedor durante o registro de proposta.
Se solicitado, informe qual Formulário de Declaração o Fornecedor deverá responder antes de realizar a sua proposta.
Se solicitando, informe os dados na seção de Regras Gerais, que é uma formulário específico, com campos específicos da sua empresa.
Ao Salvar, as regras foram definidas. O sistema vai apresentar uma confirmação na parte superior e, neste momento, o sistema irá disponibilizar um outro item no menu lateral, para complementar as informações do cadastro: Responsáveis.
Responsáveis
Na aba Responsáveis, informe os responsáveis que devem executar o processo de compras. Clique em Adicionar papel e no campo Papel, incluir quem será:
o Comprador Responsável: No campo Usuário, basta digitar parte do nome do usuário desejado que irá exibir a lista dos usuários vinculados a sua empresa e clicar em Incluir. Importante lembrar que, o usuário incluído como Comprador será Responsável por todo o processo da cotação.
Comprador Substituto, caso deseje incluir também um comprador substituto ao Comprador principal, bastando clicar novamente em Adicionar Papel, e no campo Papel selecionar Comprador substituto. Selecione o Usuário e clique em Incluir.
Pronto, os responsáveis pelo processo foram definidos. O sistema vai apresentar uma confirmação na parte superior, e o próximo passo é incluir os Itens ao Processo de Compra.
Inserindo Itens ao Processos de Compras
Ao acessar a aba Itens, você será redirecionado para a opção de incluir itens ao seu processo de compra.
Para a inclusão de itens que se deseja comprar:
Caso o processo seja proveniente de uma lista de itens de uma Requisição, esta será exibida.
Caso o Processo não tenha uma Requisição associada, será exibido a opção de inclusão dos itens manualmente.
Para vincular itens, basta clicar no botão Adicionar Itens, caso o campo Tipo de Vínculo em Regras não tenha sido preenchido.
Itens de Requisição: Todas as requisições pendentes de atendimento, destinadas ao usuário responsável serão listadas para pesquisar e selecionar as requisições que se deseja vincular ao processo que está sendo criado. Ao selecionar as requisições desejadas, o sistema carrega os itens das requisições desejadas.
Neste ponto da elaboração do processo, é possível pesquisar e selecionar itens de outras Requisições agrupando várias Requisições em um único processo de Compra.
Após a seleção dos itens desejados, será habilitado no canto superior direito, o ícone em verde com sinal de “+”.
Quando o item selecionado vier de uma Requisição, os campos virão previamente preenchidos e desabilitados para edição.
Quando o processo de compra for por Lotes, será necessário incluir os items e definir o Número do Lote ao item. Caso seja necessário, o responsável pelo processo poderá criar mais de um lote.
Em Observação, é importante preencher informações que ajudem o Fornecedor a atender melhor a demanda solicitada.
Caso existam itens com o mesmo código, ou seja, o mesmo item em várias requisições, é possível agrupar em um único item, em uma única compra, o que irá propiciar uma compra mais efetiva.
Neste caso clique no ícone Agrupar Itens. No agrupamento de itens, o sistema soma todas as quantidades, define a menor data de entrega e o menor valor estimado.
Ao completar as informações dos itens, o ícone para Salvar os itens do Processo será habilitado.
Pronto, os itens de requisição foram incluídos no processo. O sistema irá apresentar uma confirmação na parte superior!
Você será direcionado para a lista dos itens vinculados e caso necessário, inclua outros itens clicando novamente em Adicionar Itens.
Caso o Tipo de Vínculo informado for Catálogo de Itens, ao clicar em adicionar itens, o sistema carregará a lista dos seus Itens Cadastrados.
Pesquise e selecione os itens desejados, depois clique no ícone Adicionar Selecionados.
Informe a Quantidade do item, o Valor Unitário do item e a Data de Entrega do item .
Se solicitado, informe o Número do Lote.
Pronto, os itens do catálogo foram incluídos no processo. O sistema vai apresentar uma confirmação na parte superior.
Participantes
Na aba Participação, será possível informar como o Processo de Compra irá ocorrer em relação aos Fornecedores participantes.
Processo Público: Os processos de compra Públicos, serão apresentados a todos os fornecedores da rede GoBuyer como oportunidades de negócios.
Restringir participação apenas para os Fornecedores incluídos: Os processos de compras restritos, irá habilitar a inclusão de Fornecedores selecionados pelo comprador a participarem do Processo.
Caso o Fornecedor não esteja conectado a sua Rede de Fornecedores, será possível convidar uma empresa que ainda não é usuário da plataforma.
Permitir participação apenas para meus fornecedores: Nesta modalidade, os processos de compras serão apresentados como Novas Oportunidades para todos os Fornecedores conectados a sua rede.
Sempre que a escolha do tipo de Participação exigir a inclusão de um participante, o sistema carregará abaixo do botão Salvar, a opção para Incluir Participantes.
Ao acessar esta opção, o sistema exibirá
Os Fornecedores que já fazem parte da sua Rede de conexões.
O menu lateral com Encontre Fornecedores GoBuyer: que permite buscar por outras empresas fornecedores dentro da Plataforma GoBuyer, conforme as opções de filtro de pesquisa disponíveis, que ainda não estejam conectados dentro de sua rede fornecedores.
O botão Novo Fornecedor: que permite convidar a uma empresa externa, ainda não cadastrada na plataforma GoBuyer.
Documentos
Caso queira disponibilizar algum documento específico para os fornecedores participantes do processo, será possível anexar esse documento na aba Documentos.
Caso seja necessário adicionar documentos para apoio e atendimento a sua demanda pelo Fornecedor é possível adicionar arquivos do tipo PDF, este arquivo ficará disponível para o Fornecedor baixar durante a participação no processo de compra.
Datas
Esta opção permite informar as principais datas do Processo que se deseja elaborar. A tipificação das Datas variam de acordo com o tipo de Processo escolhido.
Caso seu processo seja uma Cotação, na aba Datas, informe:
Data início proposta de preços: Este campo permite determinar a data e hora que a plataforma irá abrir o processo para a Etapa de Registro de Proposta para os Fornecedores.
Data limite proposta de preços: Este campo determina a data e hora em que a etapa de proposta de preços irá encerrar. Ao findar o tempo definido, não será possível ao Fornecedor registrar propostas.
Caso seu processo seja um Leilão, na aba Datas, informe:
Data hora abertura de lances: Este campo permite determinar a data e hora que a plataforma irá abrir para a Etapa de Lances para os Fornecedores Participantes do Processo.
Data de fechamento de lances: Este campo determina a data e hora em que a etapa de lances irá encerrar. Ao findar o tempo definido, não será possível ao Fornecedor enviar Lances.
Caso seu processo seja de Licitações, informe as Datas conforme a modalidade selecionada.
Os campos Datas são obrigatórios.
Caso seja necessário alterar alguma data, o sistema irá solicitar uma Justificativa. Este campo também é obrigatório.
Concluir
Ao Terminar o preenchimento de cada aba (menu lateral), o ícone de Ok irá mudar para a cor verde, informando que está tudo certo com a elaboração do seu processo.
Na aba Concluir, será exibido um resumo com todas as pendências, em vermelho serão exibidos os itens e campos Obrigatórios e em amarelo os itens e campos Opcionais.
A plataforma possui um ícone de Notificações no canto superior direito, onde são concentradas as informações sobre os itens importantes, processos em Elaboração poderão ser acessados através das notificações, permitindo continuar a elaboração em outro momento.
Sempre que um Processo de Compra é criado, o sistema enviará notificações via e-mail sobre a tarefa para os usuários responsáveis pelo processo.
Pronto, sua elaboração de Processo de Compra está concluída.
